Política de protección de datos personales

GERENCIA DE RIESGOS
BOGOTÁ D.C., DICIEMBRE DE 2018

Marco regulatorio

Ley Estatutaria 1266 de 2008

Disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de Datos Personales.

Decreto 2952 de 2019

Reglamentación de los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008

Ley Estatutaria 1581 de 2012

Disposiciones generales para la protección de Datos Personales.

Decreto 1377 de 2013

Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012

Decreto 886 de 2014

Reglamentación del artículo 25 de la ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.

Decreto 90 de 2018

Modificación de los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto número 1074 de 2015.

TÍTULO V Circular única SIC

Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio con relación al tema de Protección de Datos Personales (Mar.2018).

Circular 03 SIC Agosto de 2,018

Modificación los numerales 2.1 al 2.4 y elimina los numerales 2.5 al 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de  industria y Comercio, en relación con el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD.

 

Objetivo

Establecer los criterios para el tratamiento de los Datos Personales de los consumidores financieros, intermediarios, empleados y todas aquellas personas naturales que entreguen sus Datos Personales a Seguros Mundial en desarrollo de la actividad aseguradora.

Alcance

La presente política aplica a todas las bases de Datos Personales registradas a nombre de Seguros Mundial, quien puede actuar en calidad de Responsable o Encargado del tratamiento de los Datos Personales.

La presente normativa se aplica sin restricciones a:

  • La Compañía Mundial de Seguros S.A. y todas sus sucursales, CEN y terceras partes.
  • Todo el personal vinculado contractualmente con la Compañía, ya sea de manera  permanente o temporal.
  • Terceros que en desarrollo de su actividad contractual con la Compañía tengan acceso a Datos Personales
  • Terceros que desarrollen, mantengan, adquieran, utilicen, transmitan, transporten o destruyan Datos Personales

Obligaciones

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la compañía Seguros Mundial, de acuerdo al rol en que asuma en el tratamiento de los Datos Personales.

Responsable del tratamiento

La Compañía Mundial de Seguros S.A, NIT: 860.037.013-6.con domicilio principal en la Calle 33 No. 6B-24 de Bogotá D.C. (Colombia), página Web: www.segurosmundial.com.co, email consumidorfinanciero@segurosmundial.com.co, líneas de atención al Cliente 018000111935 a nivel nacional y 3274712 o 3274713 desde Bogotá marcando la opción 4, de lunes a jueves de 8:00 am a 5:00 pm, viernes de 8:00 am a 4:15 pm y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

Políticas generales

Uso De Datos Personales

Seguros Mundial utilizará la información personal de sus clientes para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento tenga un fin legítimo y tenga relación directa a la vinculación del cliente, particularmente para la prestación de los servicios encargados, como ejecutar y cumplir el contrato. También se realizará tratamiento de la información para entregarla o compartirla con agremiaciones y personas jurídicas que permitan adelantar actividades y proyectos del sector asegurador y de salud; con centrales de información y riesgo, con la finalidad de reportar los datos positivos o negativos del comportamiento crediticio y financiero del titular; autoridades administrativas y judiciales en caso de un requerimiento legal o reglamentario; con proveedores, intermediarios de seguros, filiales y subsidiarias, con el fin de ser contactado para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, envío de información, incluyendo ofertas comerciales y publicitarias de terceros.

Datos Personales de niños, niñas y adolescentes

Los niños, niñas y adolescentes podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrece Seguros Mundial, siempre y cuando actúen a través de o debidamente
representados por sus padres o por quienes tengan su patria potestad o representación legal. La empresa velará por el uso adecuado de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes (menores de edad), garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos y sus derechos fundamentales. Únicamente habrá tratamiento de estos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.

Tratamiento de Datos Sensibles

Seguros Mundial no recogerá, ni recopilará, ni tratará datos sensibles de sus clientes, empleados o terceros a menos que exista una autorización previa del titular de la información donde entregue su consentimiento para ello, el cual se solicitará cuando sea necesaria para la ejecución el contrato que se tiene establecido con el titular; de igual manera los datos no se destinarán para fines distintos de los autorizados por el titular, y su acceso, circulación y tratamiento de será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la ley.

Seguridad de los Datos Personales

La transferencia, transmisión, almacenamiento y destrucción de las bases que contengan Datos Personales, debe ajustarse a los estándares definidos en la Política de Seguridad de la Información de la Compañía.

Anexo de Responsabilidades y Transmisión de Bases de Datos Personales

Todas las alianzas estratégicas con cualquier tipo de intermediarios o TPA´s que involucren el tratamiento de Datos Personales, deben firmar el anexo en el contrato de “Responsabilidades y Transmisión de base de Datos Personales” en donde se define quien es el Responsable, el Encargado del tratamiento y el propósito de la misma, garantizando con ello las condiciones que vinculan al tercero con las políticas de Protección de Datos de la Compañía.

Auditorias sobre el uso de Datos Personales

Seguros Mundial velará que en todas las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita Datos Personales a un tercero, se puedan realizar auditorías aleatorias preventivas. La política de Protección de Datos será compartida con el tercero para la aplicación por parte de todos sus dependientes y contratistas.

Autorización para tratamiento de Datos Personales

La autorización para el tratamiento de cualquier tipo de Dato Personal, se solicitará de forma previa a la inclusión de los clientes, empleados o terceros en las bases de datos de la Compañía y se definirá la finalidad para la cual se solicitan.

El titular de la información acepta el tratamiento de sus Datos Personales, teniendo en cuenta los términos de la presente política, una vez suministre los datos a través de los canales de atención de Seguros Mundial, puntos de atención (incluyendo call centers y canales digitales) y cuando compra, adquiere, se afilia o usa cualquiera de nuestros productos o servicios.

Tiempo de almacenamiento de los Datos Personales

La información suministrada por los titulares permanecerá almacenada por Seguros Mundial, el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada y de acuerdo a lo descrito en las tablas de retención documental.

Mecanismos para dar a conocer la Política de Protección de Datos Personales

El Titular puede acceder a la Política de Protección de Datos Personales, la cual se encuentra publicada en la página web https://www.segurosmundial.com.co/legal/ o https://www.segurosmundial.com.co/servicio-al-cliente.

Derechos de los titulares de la información

Sus derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581vde 2012, especialmente los siguientes:

  • Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la
    información.
  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Procedimiento para el Ejercicio del Derecho de Habeas Data

Seguros Mundial establece que para la radicación y atención de este tipo de solicitudes
se debe suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos.
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información.
  • Firma (si aplica) y número de identificación.

De acuerdo a lo que regula la Ley 1581 de 2012, el término máximo previsto para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o
parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la  superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Procedimiento para el ejercicio de derechos de los titulares de los Datos Personales

Los titulares de los Datos Personales, podrán comunicarse con Seguros Mundial por los medios referidos para hacer ejercicio de los derechos que le corresponden según lo indica el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, y con ello manifestar sus acuerdo o desacuerdo con el envío de publicidad e información sobre productos y servicios, sin afectar lo que concierne a notificaciones que se deriven de la ejecución del contrato existente. Al recibir la solicitud cancelación de envío de información, la empresa procederá de inmediato a ejecutar la acción, sin embargo no se podrá garantizar que el cliente no vuelva a recibir la información descrita cuando la base de datos en que se almacene la información no sea responsabilidad de Seguros Mundial.

Canales para Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos relacionados con Protección De Datos

Seguros Mundial tiene dispuestos los siguiente canales de Atención para cualquier novedad que se presente: Página Web: www.segurosmundial.com.co, email consumidorfinanciero@segurosmundial.com.co, líneas de atención al Cliente 018000111935 a nivel nacional y 3274712 o 3274713 desde Bogotá marcando la opción 4, de lunes a jueves de 8:00 am a 5:00 pm, viernes de 8:00 am a 4:15 pm y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.; adicional están disponibles los puntos de Atención y Ventas (Oficinas, PAV´s y PVM’s), que pueden ser consultados en nuestra Página Web.

Transmisión de Datos Personales

La transmisión de datos a otro país, se hará únicamente si se cuenta con la autorización del titular de la información que es objeto de transmisión, la cual se realiza únicamente a terceros con quien Seguros Mundial tenga vínculo contractual, comercial o legal. No se podrá hacer transmisión de Datos Personales de cualquier tipo a países que incumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y lo estipulado en la Ley 1581 del 2012 y en el Decreto 1377 del 2013.

Actualizaciones de la Política de Protección de Datos

Seguros Mundial, se reserva el derecho de modificar la Política y el Manual de Protección de Datos para adaptarlos a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico o en general, para mejorar la prestación del servicio.

Registro de las bases de Datos Personales ante el RNBD

Las bases de Datos Personales de las cuales Seguros Mundial sea responsable, deberán ser debidamente inscritas y actualizadas en el Registro Nacional de Bases de Datos RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos y plazos establecidos por la Ley

Manual de procedimientos internos para el Tratamiento de Datos Personales

Los procedimientos encaminados al cumplimiento de la presente política, deberán quedar debidamente documentados en el Sistema de Gestión Documental de la
Compañía.

Glosario

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo del Tratamiento de Datos Personales.

Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de tratamiento.

Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

Es uno de los tipos de Datos Personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de Datos Personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de tratamiento.

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los Datos Personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

Tratamiento de los Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.